Cihangir Yoga’dan ayrıldıktan sonra birkaç ay boyunca, yönetim anlamında nerelerde doğru davrandığımı ve nerelerde hata yaptığımı belgeledim. Bu notları küçük bir kitapçık olarak yayımlamayı düşünüyordum. Belki daha sonra yapabilirim.

Yoganın işletme kısmından ziyade yoga ve meditasyon hakkında yazmayı tercih ederim ancak bir yoga stüdyosunun kapılarını açık tutmanın ne kadar zor olduğunu bildiğimden bu bilginin bir kısmını hızlı bir biçimde paylaşmanın önemli olduğunu hissediyorum.

Umarım bu ve bunu takip eden bloglar çeşitli zorluklarla boğuşan stüdyo sahiplerine yardımcı olur ve bazılarınıza da stüdyo açmak için ilham verir.

Önümüzdeki haftalarda tecrübelerimi paylaşacağım bir blog serisi yazacağım.

 

ÖĞRENCİ KAYITLARI

Bir stüdyo sahibine verdiğim EN KRİTİK tavsiye, öğrenci veri tabanını olabilecek en profesyonel şekilde çevrim içi bir sistemle yönetmek. Bu da Mind Body Online isimli yazılım aracılığıyla mümkün.

Dünyadaki bütün büyük ve başarılı stüdyoların öğrenci kayıtlarını yönetmek için kullandıkları yazılım bu.

Başlangıçta pahalı görünse de doğru bir harcama.

(Mind Body Online’ı öneren pek çok kişi satış temsilcileri, benim için MBO’dan kâr etmek gibi bir durum söz konusu değil)

 

BENİM DENEYİMLERİM

Stüdyoyu ilk açtığımda tüm öğrenci bilgileri kartvizit ebadında kâğıtlarda tutuluyordu. Kahve dükkânlarının verdiği kartlara benziyorlardı. Bir yüzünde öğrencinin ismi, diğer yüzünde ise satın aldıkları ders adedi yazılıydı. Öğrenci 10 ders satın aldıysa kartın üzerinde 10 adet kutu yer alıyordu. Öğrenci her derse girdiğinde bir kutu işaretleniyordu.

Başlangıçta kartı öğrenciye veriyorduk fakat pek çok öğrenci kartlarını kaybettiğinden ve biz yenisini almak zorunda olduklarını söyleyecek kadar otoriter olmadığımızdan tam bir felaketle sonuçlandı.

Daha sonra bütün kartları resepsiyonda tutmayı denedik – ki öğrenci sayısı azken herhangi bir sorun yaşamadık, fakat stüdyo büyüdükçe sekreter öğrencilerin işlemlerini yeterince hızlı yapamamaya başladı. Zarar ettik. Sistem verimsiz olduğundan öğrenciler derslere ücretsiz girdi, sekreterler öğrencileri takip edemedi ya da öğrencilerin üyeliği sona erdiğinde yeni satış yapmak konusunda yetersiz kaldılar.

Stüdyo için de öğrenciler için de iyi bir sistem değildi. Stüdyo, yönetim hatası nedeniyle zarar ediyordu ve öğrenciler hiçbir zaman kaç dersleri kaldığını bilemiyorlardı.

Resepsiyon tam bir faciaydı! 

Birkaç ay sonra yoga stüdyoları için Mind Body Online isminde çevrim içi bir yazılım olduğunu keşfettim. Ancak Mind Body Online’ın aylık üyelik modeli gözümüzü korkuttu. O dönemde bu ücret ayda 75$ civarındaydı ve bize çok fazla gelmişti.

Onun yerine ödemeyi tek seferde yaparak farklı bir stüdyo yazılımı aldık fakat bu da faciayla sonuçlandı. Son derece karmaşık, verimsiz ve web sitesi entegrasyonu sınırlıydı.

Birkaç ay boyunca azimle bu yazılımla devam ettik fakat öğrenci kayıtlarımız daha da karmaşık bir hale gelmeye başladı. Sonunda Mind Body Online’a üye olduk.

 

MIND BODY ONLINE (MBO) – https://www.mindbodyonline.com

MBO, stüdyo ders programı düzenlemekten çevrim içi program yayımlamaya, masaj randevularını kaydetmekten etkinlik (workshop) yönetimine, öğrencinin üyeliği sona ermek üzereyken çalışanlara bildirmekten eğitmen performanslarını takip etmeye ve ay sonunda eğitmenlerin ders ve etkinlik ödemeleri toplamını hesaplamaya kadar her şeyi yapıyor.

En sevdiğim özelliklerinden biri anahtarlığa takılan kartları; öğrencilere derse girerken okutmaları için anahtarlıklarında taşıyabilecekleri küçük barkod kartları veriliyor. Bu da harika bir reklam aracı. Öğrencinin anahtarlığına ya da cep telefonuna taktığı bir  barkod, logonuzu taşıyor ve etrafta merkezinizin isminin gözükmesine aracı oluyor

Hatta bazı stüdyolarda öğrenciler derse girerken eğitmenler öğrenci kartlarını iPhone ile tarıyor. Resepsiyonun kapalı olduğu sabah erken saatlerdeki dersler için bu çok iyi bir sistem.

Ne zaman kiminle iletişime geçeceğinizi bildiğiniz için Mindbody Online pazarlama stratejinizin çok önemli bir bölümünü oluşturuyor (başka bir blogda daha fazla detaya yer vereceğim).

 

STÜDYOLAR ÖĞRENCİ KAYITLARIYLA İLGİLİ NEREDE HATA YAPIYOR?

Cihangir Yoga’da yaptığım en büyük hatalardan biri Mind Body Online kurulumunda geç kalmam oldu.

Yeni stüdyo sahipleri sıklıkla benden tavsiye istiyor. İlk söylediğim Mind Body Online’ı en başında kullanmaya başlamaları. İlk yıl bütçenizde 500$ bütçe ayırıp stüdyo açılmadan önce kurulumu gerçekleştirmek. O 500$ ileride 5000$ olacak. Stüdyonuzu açtınız ancak öğrenciniz yok, bu farklı bir problem. MBO’dan kısmayın.

Genellikle, stüdyo sahipleri benden tavsiye istedikten birkaç ay sonra stüdyolarının zor durumda olduğunu ve kapatmak durumunda kalabileceklerini bildiren bir e-posta gönderiyorlar. Onlara tavsiyemi değerlendirip MBO yükleyip yüklemediklerini soruyorum ve cevap HAYIR oluyor.

Öğrenci kayıtlarınızı verimli bir biçimde yönetmiyorsanız başarılı bir stüdyo işletemezsiniz. Stüdyonuzu küçük kâğıt parçalarıyla yönetemezsiniz. Bir yoga stüdyosunda eğer dersler yoğunsa resepsiyona aynı anda gelen 20’den fazla öğrenciniz olacaktır.  Bu sayıda öğrenciyle mümkün olan en kısa sürede baş edebilecek bir sisteme ihtiyacınız var ki öğrencileriniz kolaylıkla kaydolabilsin, resepsiyonu uzun süre işgal etmesin ve sekreter rahatlıkla üyelik satabilsin.

 

MBO PROBLEMLERİ ve DESTEK

MBO kullanması kolay bir program değil, neyse ki giderek kavraması daha rahat bir hale geliyor.

Site kurulumunun büyük bir bölümü ana dili İngilizce olanlar için olduğundan İngilizce konuşmayanlar için daha zor. Ancak yazılımın büyük bir bölümünü tercüme edebilirsiniz ve MBO’nun geniş kapsamlı telefon desteği başlangıç kurulumunda her sorunuzu cevaplayarak size yardımcı olabilir.

MBO ile iletişime geçtiğinizde başlangıç kurulum ücretini almamalarını isteyebilirsiniz. Pazarlık etmeyi deneyin, birkaç ay ücretsiz kullanım hakkı alabilirsiniz.

 

Mind Body Üniversitesi

Her yıl MBO Londra’da ve Amerika’da farklı şehirlerde ‘üniversite’ açıyor. MBO’yu verimli kullanöayı öğrenmek için kaydolmaya değer. Çok geniş kapsamlı bir program ve pek çok stüdyo sadece temel işlevlerini kullanıyor.

Stüdyo yönetimine faal olan kişilerle tanışıp onlardan öğrenmek için de iyi bir fırsat.

 

HEALCODE

Ayda yaklaşık 25$ daha ödeyerek MBO’nun kardeş kuruluğu Healcode’a üye olmanızı da ŞİDDETLE TAVSİYE EDERİM. Healcode, MBO ile birlikte çalışıyor. MBO’yu web sitenizle birleştirmeyi kolaylaştıran bir görsel bileşen (widget) seti satın alıyorsunuz.

Stüdyo ders programınızı, çevrim içi masaj ve terapi randevu formlarınızı, çevrim içi etkinlik rezervasyon formlarınızı ve öğrencilerinizin derslere önceden kaydolmasını ve ödeme yapmasını sağlayan işlevleri katabiliyorsunuz.

Pek çok kişi MBO ders programını doğrudan web sitelerine katıyor (embed) fakat bu sorun yaratıyor çünkü öğrenciler bu sayfayı ziyaret ettiğinde stüdyonun web sitesinden ayrılmış oluyor.

Web geliştirme uzmanları size bunun büyük bir hata olduğunu söyleyecektir. Sitenizi ziyaret eden insanları mümkün olduğu kadar uzun süre sitede tutmanız gerek. Healcode bu nedenle önemli.

 

MAIL CHIMP – bülten gönderimi

MBO, bülten gönderim programı Mail Chimp ile de senkronize olarak öğrencilerinizin e-posta adreslerini doğrudan Mail Chimp’e aktarıyor.

Mail Chimp 1000 adrese kadar ücretsiz hesap sunuyor. Bültenlerinizi kendi e-posta adresinden gönderdiğinizde spam olarak algılandığı için böyle bir programa ihtiyaç duyuluyor.

Daha sonra bülten gönderimi hakkında daha detaylı bir blog yazacağım.

Pin It on Pinterest

Haber Bültenine Ekle

Etkinliklerimiz hakkında bilgi almak için e-posta listemize kaydolun

Başarılı biçimde eklendiniz!